Word 图表题注和交叉引用
图表题注和交叉引用
图 3-1 引用
3.1 图表的题注
学位论文要求对图片，表格编号，并附加说明文字，Word用“题注”来实现这个功能，它会自动生成连续编号，或“图1-1”这样包含章节号的样式，还可以生成图目录或表目录。MathType公式也可以添加题注，但对Word2007新的公式格式，则需要特别处理，这在3.2节会提到。
要想插入题注，只要在图片或表格（需要选中整个表格）上右击，在快捷菜单中选择“插入题注”。默认的“标签”下拉列表有“图表” 、“表格”和“公式”，如果没有合适的，可以单击“新建标签”按钮，如图中新建了一个“图”的标签。
如果需要“图1-1”这样包含章节号的格式，网上有文章提到新建“图1-”这样的标签，但这样每一章都要新建一个标签，其实Word可以自动添加章节号，只要单击“编号 ”按钮，在弹出的“题注编号”对话框中勾选“包含章节号”，注意到“章节号起始样式”下拉列表中默认是“标题1”，这需要“标题1”样式关联了自动编号，否则会弹出一个长长的提示信息。
图 3-2 题注对话 框
图 3-3 在题注编号中包含章节号
图 3-4 标题样式没有设置自动编号时的提示信息
有一个瑕疵：如果“标题1”的编号格式是中文的“一，二，三”，那么题注的章节号就会是“图一-1”的格式，Word没有提供类似“正规形式编号”的选项，所以只能将“标题1”的样式修改成阿拉伯数字。我在WPS论坛也提出了这个问题，希望WPS能够先于Word提供解决方案。
还可以新建一个“表”标签。通常图片的题 注在下方，表格的题注在上方。
建议图片使用“嵌入型”文字环绕方式。如果几个图片并排放在一行，可以使用两行多列的表格把图片和题注都对齐：第一行每个单元格是图片，添加题注后将其拖到第二行的对应位置。网页设计中曾经常使用表格来实现对齐。
要想修改题注 的格式，可以修改“题注”样式。
为图片和表格添加题注后，Word就可以自动生成“图目录”和“表目录”了。这项功能在“引用”选项卡下的“题注”->“插入图表目录”，在弹出的“图表目录”对话框中选择不同的“题注标签”，就可以生成需要的目录。
如果段落 的行距设置为“固定值”，插入的图片就会像图 3-5那样被截断，只有“行高”尺寸的图片显示出来了。解决的办法是对图片设置段落行距为 单倍或多倍行距。
图 3-5 行距为固定值时截断图片
3.2 公式编号
习惯上公式居中显示，其的编号在公式的右侧编号，形如“式（1-1 ）”。“题注”功能不能将编号放在右侧，这时要用表格来变通一下。
插入一个一行三列的表格。在表格属性中，在“表格”选项卡输入 “指定宽度”为100%，“对齐方式”居中；然后在“列”选项卡设置列宽，两侧为15%，中间的单元格宽度为70%，用于输入公式，当然可以根据公式长度适当选择宽度，只要左右对称，而且最右边的单元格能放下编号即可；以为表格只是为了对齐，所以将表格边框设置为“无”，这时需要“显示表格虚框”才能看到表格。设置中间的单元格的对齐方式水平、竖直均为居中，右侧的单元格为水平左对齐、竖直居中。
图 3-6公式编号 的标签
选中表格，添加题注，新建一个“式（”的标签，并在“题注”文本框中补上另一半括号“ ）”，然后将插入的题注拖到最右边的单元格。下面分别是显示和隐藏了表格边框的效果。
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| 式（3-1） |
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| 式（3-2） |
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| 式（3-3） |
为了方便输入，可以上面那样把题注和表格放在一边备用，再插入公式时直接复制过来就可以了。复制后的公式编号不会自动更新，需要在编号的快捷菜单中选择“更新域”，或Ctrl+A全选，再按F9，3.4节会介绍关于“域”的操作。
网上有用制表符来对齐公式的方法，但我认为表格比制表符更直观。
Word2003和WPS的MathType公式编辑器是3.x版的。最新版本的MathType提供了公式编号的功能，该软件安装后会集成在Word选项卡中。
Word2007增加了全新的公式功能，与MathType公式功能不同，Word2007不但集成了常见公式，还借助“数学自动更正”，实现了类似LaTex中用转义字符来输入特殊符号的功能，例如希腊字母α，只要插入公式，然后输入“/alpha”，上下标
只要输入C^1_n，减少了鼠标操作，提高了输入效率。在6.4节还会介绍一款比较酷的Word数学插件，能根据Word2007的公式计算和画图，甚至3D绘图。
更多的自动更正选项请在“公式选项”中单击“数学自动更正”查看，或按F1，在“帮助”中搜索“公式”或“数学自动更正”。
插入公式的快捷键是Alt+=。
图 3-7 公式选项
图 3-8 数学自动更正
3.3 交叉引用
在正文中会有“见图1-1”等这样的内容，引用插入的图片编号。如果我们删除或插入了一张图片，后面图片的题注编号会随之更新，这时正文中引用的编号也要相应更改，可以用“交叉引用”实现这个功能的自动化。表格，公式的题注、章节标题、脚注、尾注甚至自动编号项，都可以应用交叉引用。
图 3-9 交叉引用 对话框
交叉引用涉及两部分：被引用的“源”和“引用”。对不同的“引用类型”，“引用”的内容可以是“整项内容”，“只有标签和编号”，“段落编号”，“只有题注文字”，“页码”和“见上方/见下方”等。
应用“交叉引用”可以减少编号变更后导致的 正文引用不一致，也省的输入一个引用编号要在整篇文档翻来翻去以便核实引用源。
如果经常用到“交叉引用”，可以为其自定义快捷键 ，我设置的是“Ctrl+Shift+X”（Cross Reference之意）。其实可以把“交叉引用”对话框放到一边，它是非模态对话框，不关闭它，并不 会阻止对文档的继续操作。
图 3-10 自定义“交叉引用”的快捷键
3.4 域
前面提到的Word自动化功能，包括页码、自动编号、目录项、题注、交叉引用等，都是“域”。“帮助”中说：“域用作文档中可能改变的数据的占位符。”域有灰色底纹，以表明其特殊“身份”。
插入“域” 的方法是在“插入”面板，“文本”->“文档部件”下拉菜单中选择“域”，打开“域”对话框，或者Ctrl+F9，直接插入花括号“{}” ，在其中输入“域代码”。可以看到，除了上面提到的编号，目录等，域还有很多其它类别。
图 3-11 域
可以按Alt+F9在域代码和实际显示之间切换，在“域”对话框单击“域代码”按钮就可以直接在域代码模式编辑。
“域”的更新是“半自动”的，有的“域”会在打开文档时更新；大部分要手动更新，Ctrl+A全选文档，然后按F9，会更新文档中的所有域（包括目录）；或在某个域上右击，选择“更新域”。
插入或删除项目后，Word更新“域”，但是如果删除了“域”本身，那Word就无能为力了，这时会显示“错误！未定义书签”的提示。
3.5 提取章节标题到页眉
如果文档的页眉需要本页所在那一章的编号和标题，可以用“StyleRef ”域实现。它会搜索页面中特定样式的文字，如果将样式指定为“标题1”，那么它就能找到每一章的标题了。
如图 3-11所示，勾选“从页面底端向顶端搜索”。如果没有勾选“插入段落编号”，那么StyleRef域会显示段落文字，但没有编号；相反，则只显示编号。为了编号和标题文字兼得，要连续插入两个StyleRef域，前面一个显示编号，后面一个显示标题文字。