Word使用技巧 前言
Word使用技巧 前言
本文介绍了Word排版长文档需要的一些技能。读者需要了解Word的基本操作，比如设置字体，段落格式，插入表格图片等等。
所谓长文档，简单说就是页数比较多。为此，长文档通常会分成若干级别的章节，章节标题需要编号，各章节的格式要统一，前言和正文的页码格式可能不同等等，如本硕博学位论文，公司的报告，一本正式出版的书籍等等。随着文档内容的增加，靠手动设置来维护格式，特别是维护编号的效率会比较低，这就需要一些Word的自动化功能。
本文的主要内容以及可以实现的功能请见下表。本文没有介绍修订和审阅，宏，VBA等高级功能，感兴趣的读者可以自己搜索一下相关资料。修订和审阅功能还是很强大的。
| 内容 | 可实现的功能 | |
| 1. 页面设置 | 节的概念，页眉和页码，双面打印 | 在一个Word文件中设置不同的页眉和页码格式，双面打印时页面和页码的设置，去掉页眉的横线 |
| 2. 样式，大纲和目录 | 自动编号，大纲，样式（Style），标题样式和多级编号，自动生成目录 | 制作出风格统一，结构良好的规范文档，甚至格式较简单的书籍，自动生成目录。作为例子，可以看一下我整理的梭罗的《瓦尔登湖》。 |
| 3. 图表题注和交叉引用 | 图表题注，公式编号，Word2007新的公式功能，交叉引用，域，提取章节标题到页眉 | 主要用于本硕博学位论文等图表的编号和交叉引用、公式的编号、以及参考文献编号及正文中引用的方法，可以自动生成图目录和表目录，完成比较复杂的科技论文排版。 |
| 4.考文献的处理 | 插入参考文献引用编号的方法，与网上“尾注”方法的比较 | |
| 5. 输出为PDF文档 | PDF简介和相关软件 | 生成PDF文档 |
不使用本文介绍的这些方法，也可以排出看起来很专业的文档，但修改和维护格式会麻烦很多（我曾经见过一份文档中的表格居然是用绘图的直线一条条画出来的！夸张一点地说，这样的文档一个逗号都不敢动，否则就有可能就把其中的“表格”弄得乱起八糟。）
Office2007的新界面
因为Office2007的界面与Office2003的变化很大，所以简单介绍一下。Office2007的界面令人耳目一新，而且确实方便了不少。在Office2003时代，需要用鼠标不停地在各种菜单中切换，现在，最常用的功能都放在“开始选项卡”，而且功能区面板直接就可以点击。之前不太引人注意的“引用”、“邮件”和“审阅”功能也有了醒目的位置。
图 0-1 Word2007的新界面
位于最上方标题栏处的“快速访问工具栏”可以添加一些常用的按钮，如“保存”，“撤销”，“打印预览”，“导出为PDF”，“另存为”等。虽然这比Office2003自定义工具栏弱一些，但足够了。
要想添加按钮，可以选择旁边的小三角，在下拉菜单中选择“其它命令”；或通过“Office按钮”打开“Word选项”，选择“自定义”，还可以在这里定义键盘快捷键。
图 0-2 自定义快速访问工具栏和快捷键
“剪贴板”、“字体”、“段落”等面板的右下角有一个
，单击后会打开相应的对话框。
右下角的快速缩放功能很方便，单击旁边的“100%”数字会打开“显示比例对话框”，其实，还有更快捷的缩放方式，那就是Ctrl+鼠标滚轮（在IE、Firefox、Acrobat等很多软件中都适用）。将视图放大一些不会影响实际排版效果，可以看得舒服些，保护视力。
如果觉得面板占的空间太大，双击“选项卡”中的任意标签，就可以隐藏或显示面板。
Office2003用户完全不必担心在新界面找不到要用的命令，只消花几分钟依次查看一下各选项卡对应的面板和Office按钮的菜单，很容易就上手的，实在找不到，请按F1在“帮助”中查找相应命令。
Office2007的文档格式与Office2003不兼容，虽然可以设置Office2007默认以Office2003格式保存文件，但会使一些新功能不可用；Office2003可以安装一个Microsoft Office Word、Excel 和 PowerPoint 文件格式兼容包，来打开Office2007格式的文件，但在排版上也可能会产生一些变化，所以建议尽量使用PDF文件来专递文档。
常用快捷键
| 快捷键 | 功能 | 快捷键 | 功能 |
| Ctrl+X，Ctrl+C， Ctrl+V | 剪切，复制，粘贴 | Ctrl+Alt+ 1，2，3 | 标题1，2，3样式 |
| Ctrl+Z，Ctrl+Y | 撤销，重做 | Alt+ = | 插入公式 |
| Ctrl+S | 保存（这个非常重要！） | Home，End | 定位到行首，行尾 |
| Ctrl+A | 全部选择 | Ctrl+Home（End） | 定位到文档开始（结尾） |
| Ctrl+F，Ctrl+G | 查找，替换，定位到 | Shift+←(→) | 向前（向后）选中文字 |
| Ctrl+D | 字体对话框 | Shift+↑(↓) | 选中上一行（下一行） |
| Ctrl+B,Ctrl+U,Ctrl+I | 字体加粗，下划线，斜体 | Ctrl+Shift+Home(End) | 选中从光标到文档开始（结尾）的内容 |
| Ctrl+Shift+ = ,Ctrl+ = | 字体上标，下标 | 鼠标双击 | 选中光标处的词 |
| Ctrl+Enter | 插入手动分页符(^m) | Ctrl+鼠标滚轮 | 快速缩放 |
| Alt+鼠标 | 框选 | F9 | 更新域 |
（注：对英文和数字，很多程序中双击都能选中整个词，但对中文，只有MS Office才有双击选词功能，这让修改文字很方便。）
不少快捷键在其它程序中也是通用的。菜单快捷键都会直接写在菜单项上；将鼠标在工具按钮上稍停一会儿，就会弹出其对应的快捷键（如果有的话）及功能提示。
Ctrl+S应该是最重要的快捷键了。一定要有经常保存文档的习惯。对重要的文档，还建议在修改前保存一个副本。
浏览长文档
鼠标滚轮使浏览文档方便多了，可是如果文档长到滚轮的手指都发酸了，还有更方便的方法吗？
- Ctrl+Home（End）可以直达文档的开头（结尾）；Page Up（Down）可以快速上（下）翻页；
- Ctrl+G会打开“定位”对话框，里面有很多定位方式，如页码，书签等，可以直接输入页码。“书签”是专门为长文档浏览设计的功能，选中文字后插入书签，输入容易记住的书签名，就会显示在“定位”对话框中，对页面排版没有任何影响；
- “文档结构图”可以实现类似PDF文档中书签导航的功能，在第2.4节介绍；
- “缩略图”或Ctrl+鼠标滚轮快速缩放也可以一试；
- Ctrl+F打开“查找”对话框，输入关键词，也可以快速定位。
隐藏的标记和表格虚线
在编辑文档时，“分页符”，“分节符”，“制表符”，“空格”等控制标志默认是不显示的。为了更好地控制页面布局，单击“段落”面板的“显示/隐藏编辑标记”按钮
将其显示。
在“边框和底纹”按钮
的菜单中选择“查看网格线”以显示表格虚框。
空格、制表符和回车符
严格来说，中文是没有空格的。不要用空格调整缩进和对齐，在“段落”对话框有专门的功能；也不要用多个回车符来达到分页的目的，用分页符更方便；至于制表符结合标尺，由于个人偏好，我尽量用表格代替。
MS Word 2007和金山WPS文字
本文介绍的大部分内容与Word的版本是无关的。虽然基于Word2007，但对Word2010，Word2003和WPS都适用。WPS与Word2003的操作方法几乎完全相同。Word2007与WPS的一些细微差别会在文中指出。
2008年，我写本文的第一版时，WPS还没有“交叉引用”这个学位论文排版常用的功能。现在的新版本已经加入了这个功能，还有其它一些新功能，性能及MS Office兼容性也更进了一步。
来源于：http://blog.csdn.net/zhyingest/article/details/6385467